Elektronik Mektup Nasıl Yazılır

Elektronik Mektup Nasıl Yazılır?

Sina Hakman

(Sina Hakman ülkemizin en önemli yazılımcılarından birisidir. Bu yazısı PC! dergisinin 10 Haziran 1997 tarihli yazısında yayınlandı. İçeriği itibarıyla halen geçerli olduğunu ve önemini koruduğunu düşünüyorum. Yararlanmanız dileğiyle. Murat Yıldırımoğlu)

Ortaokulda Türkçe derslerinde nasıl mektup ya da dilekçe yazılacağı anlatılır. Üzerinden çok zaman geçti, hatırlamakta güçlük çekiyorum; öğretmenlerimiz bize, mektubun adresi nereye yazılır, imza nereye atılır anlatıp dururlardı. O zamanlar bu derslerle pek ilgilenmezdim. Ne zaman ki diğer insanlarla yazılı iletişim kurmak gerekli oldu, o zaman başım belaya girdi. İnsan yazmayınca unutuyor, bir türlü doğru dürüst yazamıyor; üstelik de mektup, dilekçe gibi kurallı yazılarda iyice zorluk çekiyor. Ben de ister istemez, zaman içinde yazım kurallarını öğrenmeye başladım. Yıllar sonra bir de yazarlığa başlayınca yazım kurallarına dikkat etmek zorunda kaldım.

Ne de olsa artık yazar olarak ortaya çıkmış olduğum için Türkçe’yi kullanırken hata yapmak istemiyordum. Hatta konuyu biraz abartıp, geçen yıl elimde roman gibi Yazım Kılavuzu taşımaya başladıydım. Sonra bunu Bilişim Sözlüğü, Özleştirme Kılavuzu ve diğer yazım kılavuzları izledi. Şimdi elimin altında sözlükler, kılavuzlar olmadan rahat edemiyorum. Yani anlayacağınız, benim bu dil merakım biraz abartılı. Herkesin benim gibi olmasını beklemiyorum ama kişinin ana dilini kullanırken biraz özenli olması gerektiğine inanıyorum.

Bu arada elektronik mektupları da çok kullanıyorum, neredeyse her işimi onlarla görüyorum. Hem hızlı hem telefon gibi işimi bölmüyor, hem başkalarına ulaşmak kolay hem de yazılan mektuplar kendiliğinden bir arşiv oluşturuyor. Belki de yazı yazarken kurallara bu kadar önem verdiğim içindir; elektronik mektuplarda da yazım kurallarına uymaya çalışıyorum. Yazım kuralları dışında elektronik mektup yazmanın da kendine göre kuralları var, ama bunları normal mektup yazma kuralları gibi ortaokullarda da öğretmiyorlar.

Bunun sonucunda herkes ya kuralsız yazıyor ya da kendi kuralını koyuyor. Günlük yaşamımızda iletişim ve ulaşımın olduğu her alanda kurallar var. Yoksa kazalar oluyor.

Buna en iyi örnek trafik kuralları sanırım. Kuralsız bir trafikte nasıl bir kargaşa çıkacağını tahmin etmek zor değil. Aynı bunun gibi, elektronik posta ortamında mektuplaşmanın da kuralları var.

Geçenlerde bana bir elektronik mektup geldi. Aynen şöyle:

To: Sina@ada.com.tr

Subject: dosya transferi

INTERNETTE DOSYA TRANSFERİ HAKKINDA BİLGİ İSTİYORUM. CEVAP BEKLİYORUM.

Yukarıdaki mektubun yazarı belli değil. Selam yok, sabah yok, “cart” diye konuya girmiş. İnsanın cevap vereceği varsa vermez, sanki ben cevap vermek zorundaymışım gibi yazmış, mektubu yollayan. Bu mektubu okuyunca aklıma hemen bir yazı yazmak geldi. Elektronik mektup yazmanın kendimce oluşturduğum kurallarını sizinle paylaşmak istedim.

Bu tür mektuplar özellikle listelerde bol bol kendini gösteriyor. Oysa çok basit birkaç kurala uyarak, mektuplarımızı daha rahat okunur, daha ilgi çekici ve nazik hale getirebiliriz. İşte “Sina’nın Elektronik Mektup Kuralları”:

Elektronik mektubunuza, aynı normal mektuplarda olduğu gibi, bir selamlama cümlesiyle başlayın. İster “Merhaba” deyin ister “Sevgili Falanca,”. Böylece insanları karşılamış olursunuz. Belki devamlı yazıştığınız kişilerle bunu yapmayabilirsiniz ama o zaman bile en azından mektubun başına adını yazın.
Yazılarınıza mutlaka imza atın. Bu imzanın e-posta ortamındaki adı netiket. Etiket sözcüğüne benzesin diye böyle demişler. Bazı kişilerin e-posta programlarında tanımları uzun adlarıyla oluyor. Bu durumda mektubu gönderen kişinin adını öğrenebiliyorsunuz. Ama her zaman böyle olmuyor, bu yüzden de siz siz olun, mektubunuzun altına adınızı ve elektronik posta adresinizi yazın. Bazı kişiler bunun dışında, çalıştığı şirketin adını, telefon ve faks numarasını, web sitesi adresini de yazıyor. Bu da makul aslında. Bu sayede size ulaşmak isteyen biri değişik yolları deneyebilir. Bunun tersi de oluyor, özellikle liste servislerine yazan birçok kişi, netiket bölümüne yani imzanın yer aldığı son bölüme, akıllarına ne gelirse koyuyorlar. Özlü sözler, çizgilerle resimler gibi mektupları gereksiz uzatan, iletişim hatlarını gereksiz meşgul eden ve mektubu okuyanın canını sıkan birçok yazı, imzanın olması gereken bölümlerde yer alıyor.
Elektronik mektuplarınızın konu alanını boş bırakmayın. Bir mektubun konusu, onu diğerlerinden ayırt etmenizi sağlayan bir özelliktir. Bu sayede sizin mektubunuz birçok mektup arasından görünür. Konu alanı için seçtiğiniz başlık, mutlaka mektubun konusuyla ilgili olsun. Mektupta anlatılanı özetleyen birkaç sözcük, iyi bir konu başlığı olabilir. Konu alanı doğru yazılmış mektupları idare etmek de kolay oluyor.
Mektuplarınızı büyük harflerle yazmayın. Normal bir mektupta olduğu gibi büyük ve küçük harfleri kullanarak yazın. Tamamı büyük harflerle yazılmış yazıları okumak hem zordur hem de akıcılığı azaltır. Ayrıca büyük harfler SANKİ BAĞIRIYORMUŞ GİBİ anlaşılmanıza neden olabilir. Mektuplarınızı tamamen küçük harflerle de yazmayın.
Mektuplarınızın bir satırında 70-75 karakterden fazla karakter olmasın. Yazdığınız mektubu okuyacak olan kişinin nasıl bir bilgisayardan okuyacağını bilemezsiniz. En kötü ihtimalle, bu kişinin mektubunuzu metin temelli bir terminalden okuduğunu varsayabilirsiniz. Bu durumda bir satırdaki karakter sayısının 80’i geçmesi, mektubunuzu okunmaz hale getirebilir. Bazı mektup programları, gelen bir mektuba cevap vermenizi sağlarken, daha önceki mektubu yeni mektubunuzun içine aktarır. Aktarırken de her satırın başına “>” işareti koyar. Bu durumda satır genişliği bir ya da iki karakter artmış oluyor. Bu nedenle de 75 karakter civarı diyorum. Böylece, yazdıklarınızın bir iki defa, başka mektuba sorun çıkarmadan aktarılması mümkün olur.
Bir mektuba cevap veriyorsanız, cevap verdiğiniz mektubu, yazdığınız mektubun içine aynen almaktan kaçının. Bu gereksiz yere hatları meşgul eder. Özellikle uzun mektupları aynen yeni mektuba aktarıp, “Ben de aynı şekilde düşünüyorum” gibi tek cümlelik mektuplar yazmayın. İlla yapacağım diyorsanız, bari hemfikir olduğunuz mektubu hatırlatacak kısa bir bölümden alıntı yapın. Eğer başka bir mektuptan alıntı yapacaksanız, hepsini değil ilgili bölümü almaya çalışın. Hem okunuşu kolay olur, hem de göndermesi.
Mektuplarınızda Türkçe harfleri kullanmayın. Bazı yazılımlar Türkçe harfleri destekleseler de çoğu sistem, bu harfleri doğu dürüst aktaramıyor. Bu nedenle Türkçe harfler karşı tarafa gittiğinde, başka harflere ya da sembollere dönüşebilir. Bu durumda, yazdığınız mektubun anlaşılması neredeyse mümkün değil. Nden söz ettiğiniz, büyük bir uğraşı sonucunda hissedilebiliyor! Bu nedenle yolladığınız kişinin Türkçe harfleri doğru bir şekilde aldığından emin olmadan, bu harfleri kullanmayın. Bazı kişiler Türkçe harfleri ayırt etmek için “ş” harfi yerine “$” ya da küçük harflerle yazarken “ö” yerine büyük “O” kullanıyor. Bence bu, yazının anlaşılmasını zorlaştırıyor. Çok zorunlu kalmadıkça bence böyle yazılmamalı. cUnkU bu $ekilde yazIlmI$ yazIlarI COzmek bayaGI zor oluyor!
Her ne kadar elektronik mektuplar iki kişi arasındaymış gibi görünse de, aslında açıktır. Her isteyen mektubunuzu okuyamaz ama, sistem yöneticileri rahatlıkla mektuplarınıza bakabilir. Bu yüzden elektronik mektuplarda yazdıklarınıza dikkat edin. Başkalarının kesinlikle görmemesi gereken şeyleri elektronik mektuplara yazmayın.
Internet’te başka ülkelerin insanlarıyla karşılaşmak ve yazışmak çok rastlanan bir şey. Bu kişilere mektup yazarken, karşınızdakinin başka bir ülkeden olduğunu, başka alışkanlıkları ve gelenekleri olduğunu, sizinle aynı ortamı paylaşmadığını bilerek yazışın. Bu tür mektuplarda yanlış anlaşılmak ya da hiç anlaşılamamak mümkün.
Mektup yazarken yazım kurallarına dikkat edin. Elektronik mektup da olsa yazdığınız, aslında bir yazıdır. Yazım kurallarına uygun, akıcı ve görünüşü güzel mektuplar yazmaya çalışın. Dahi anlamındaki “de”, “da” eklerini ve “mi” soru ekini ayrı yazmaya özen gösterin. Boş satırlar genellikle anlamı kolaylaştırır, mektubun sıkışık olmasını engeller, üstelik de mektubu bir bayt büyütürler. Bu nedenle gerektiği yerlerde boş satır bırakın. Bilgisayarla yazı yazma kurallarına uyun; noktalama işaretlerinden sonra mutlaka boşluk bırakın. Sözcükleri doğru yazmaya özen gösterin. Özellikle Türkçe harfleri kullanamadığınız için yanlış yazdığınız sözcükler, yanlış anlamalara neden olabilir.
Elektronik mektup yollarken bilgisayarınızın tarihi ve saati doğru olmalı. Yolladığınız mektuplara bu tarih ve saat yazıldığı için, eğer bu değerler yanlışsa, yolladığınız mektup eskiden gönderilmiş gibi, daha önce yollanmış mektupların arasına karışabilir. Bu durumda, gönderdiğiniz kişi mektubu görmeyebilir.
Elektronik mektuplara dosya ekleyip göndermek mümkün. Ama böyle büyük dosyalar göndermeden önce mutlaka karşıdaki kişiyi uyarın. Onun onayını aldıktan sonra gönderin. Özellikle Internet’e modem aracılığıyla bağlı olanların böyle büyük mektupları okumaları çok sorun oluyor. Bu yüzden 50 kilobayttan büyük mesaj gönderirken söylediğim kurallara uymaya çalışın.

Mektuplarınıza dosyalar eklerken, gönderdiğiniz dosyaların biçemini karşıdaki kişinin kullanabileceğinden emin olun. Örneğin, bir Microsoft Word belgesi gönderiyorsanız, sizin bilgisayarınızdaki sürümün, gönderdiğiniz kişinin bilgisayarındaki sürümle uyumlu olmasına dikkat edin.

Elektronik mektuplara daha yeni yeni alışıyoruz. Yaygın ağlarda yazışmak, tanıdık birine mektup göndermeye ya da yüz yüze konuşmaya pek benzemiyor. Bu yüzden de zaman zaman elektronik posta ortamının doğru kullanılmadığını, hatta can sıktığını söylemek yanlış olmaz. Özellikle listeler gibi tanımadığınız kişilerle yoğun mektup alışverişinde bulunduğunuz ortamlarda başınız belaya girebilir.

Bu durumlarda size yardımcı olacağını düşündüğüm birkaç önerim var. Sıra geldi, “Sina’nın Elektronik Mektuplar İçin Önerileri”ne:

Maddi yardım isteyen mektupları, kaynağından emin değilseniz, dikkate almayın. Şu anda Internet üzerinde yaygın olarak kullanılan teknolojilerde çeşitli numaralar yapıp, kişilerin kimliklerini farklı göstermesi mümkün. Bu nedenle yardımı isteyen yer, sizin sandığınız kuruluş ya da kişi olmayabilir. Eğer ille de yardım edeceğim diyorsanız, o zaman önce, emin olmak için karşı tarafa bir cevap yazın ve onay isteyin. Beklediğiniz onay geldikten sonra, isteği ciddiye alın.
Zincirleme mektupları kesinlikle dikkate almayın., siz de böyle mektuplar yazmayın. Bir zamanlar normal postada çok fazla olan zincirleme mektupları hatırlayacaksınız. “Bu mektubu on kişiye yollayın, yollarsanız başınıza hep iyi şeyler gelir, yollamazsanız fakir kalırsınız, ölürsünüz” gibi mektupları Internet’te başka birine yollamak suçtur.

Ben yıllardır böyle mektupları çöpe atıyorum., başıma kötü bir şey gelmedi. Ayrıca geleceğimizle ilgili güvensizliğimizi sömüren insanların yazdığı bir mektubu çöpe atmak, neden başımıza kötü olaylar getirsin ki?

Elektronik mektupların içinde en çok rastlanılan türlerden biri de “alevlendirme” mektupları. Bu tür mektuplar genellikle, liste servislerine yazdığınız bir mektuba cevap olarak gelir. Karşınızdaki kişi sizinle çok ayrı bir görüştedir ve saldırgan biridir ya da canı sıkılmıştır, sizin de canınızı sıkmak istemektedir. Bu tür kişiler sizin savunduğunuz fikre saygı göstermez, hatta onu anlamaya bile çalışmaz, yazdığınız şeylerin sizce doğru ve mantıklı oluşunu dikkate almadan, sizi deli edecek kadar umursamazca cevaplar yazar. Savunduğunuz en mantıklı fikri bile, olmadık nedenlerle aşağılar. Bu tür kişiler genellikle ilk mektuplarında böyle davranmazlar.

Bir fikri karşılıklı savunurken yavaş yavaş bu hale gelinir. Aslında belki de yüz yüze olsanız bağırarak kavga edeceksiniz. İnsan bu durumda mektup yazarsa sivri dilli oluyor. Amaç savunulan fikri ya da konuyu anlamaya çalışmak değil, karşıdaki kişinin canını sıkmak hatta, onu rencide etmek haline gelebiliyor.

Siz siz olun, bu tür mektuplardan uzak durun. Baktınız karşınızdaki kişi sizi rahatsız etmeye çalışıyor, o kişinin mektuplarını okumayın. Gördüğünüz zaman doğrudan silin ya da çöpe atın.

Aklınızı kullanıp taşı gediğine oturtmak gibi çabalara girişmeyin, çünkü genellikle bu tür mektupları yazanların amacı sizi galeyana getirip sinirlendirmek olduğu için, siz ne derseniz deyin o yine bir kulp takacaktır. Üstelik onun amacı, sizin dayanamayıp ona cevap yazmanızı sağlamaktır, mektupların okunmadan çöpe atılması saldırgan kişide tatminsizlik yaratacak ve bu onu, başka kişilere takılmaya itecektir.

Elektronik mektuplarda şaka ya da espri yaparken çok dikkatli olun. Yüz yüze konuşurken jest ve mimiklerimizden, şaka yaptığımız kolayca anlaşılır. Ama mektuplarda bu durum o kadar kolay anlaşılmıyor. Şaka yapayım derken birinin yanlış anlamasına neden olabilirsiniz.

Bu yüzden şaka olduğu kolaylıkla anlaşılır şakalar yapın ya da şaka yaptığınız cümlenin bir yerlerine “J” (iki nokta üst üste, tire ve parantezle yapılan, yandan bakıldığında gülen adam gibi görünen karakterleri) koyun. Böylece karşınızdaki, şaka yaptığınızı anlayacaktır. Yoksa mektubunuz alevlendirme mektubu gibi olur. Bu gülen adamları da çok fazla kullanmamaya özen gösterin, yoksa mektubunuzu okumak zorlaşır.

Size, ailenize, ülkenize, beğendiğiniz, savunduğunuz kişi ve görüşlere ya da ilginiz olan kuruluşlara küfür ya da çok saldırgan sözler içeren mektupları dikkate alıp canınızı sıkmayın. Bu mektupları yazan kişiler, başkalarının görüşlerine saygısı olmayan kişilerdir. İnsanı gerçekten sinir eden bu mektuplara cevap verirseniz, o kişileri daha da azdırmış olursunuz. İyisi mi, hiç dikkate almayın.
Interne’te ve bilgisayar dünyasındaki çeşitli yayınlarda, elektronik posta adresini gördüğünüz ve bilgili olduğunu düşündüğünüz bir kişiden teknik yardım istemeyin. Bu kişiler genellikle, her sorunu olana tek tek yardım edemeyecek kadar meşgul olur. Bu yüzden sorularınızı, dergilerin yardım köşelerine aktarın ya da çevrenizdeki kişilere sorun. Bu tür durumlarda öncelikle siz de araştırma yapabilirsiniz. Birçok konuda Internet servis sağlayıcınızla görüşüp onun yardımını alabilirsiniz.
Çok önemli ve gerekli değilse, aynı anda yüzlerce kişiye ulaşacak bir mektup göndermeyin. Benim adım yazarlar sayfasında geçtiği için sık sık bu şekilde mektuplar alıyorum. Adamın biri falan olayı protesto etmek istiyor, bir mektup döşeniyor ve yüzlerce kişiye yolluyor. Bu yöntem doğru değildir, çünkü başkasının kaynaklarını kullanarak kendi protestonuzu yapmış olursunuz.

Gönderen için tek kişiye göndermekle 1000 kişiye göndermek arasında maliyet farkı yok. Bir mektubun Internet’te aktarılma masrafını, hem gönderilen hem de alan paylaşır. Bu nedenle başkasının parasını onayı olmadan, kendi amaçlarınız doğrultusunda kullanmış olursunuz. Yine aynı nedenle, elektronik mektup kullanarak reklam ya da tanıtım yapmayın. Kimse parasını kendi ödediği bir tanıtım kampanyasında tanıtılan nesneyi beğenmez.